Khối các phòng ban, bộ phận kinh doanh

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG, BAN

CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN QUỐC TẾ

 

(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2020/QĐ-IMCS ngày 02 tháng 01 năm 2020

của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Quản lý Bất động sản Quốc tế )

       1. Quy định chung

Các Phòng, Ban có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc trong lĩnh vực hoạt động của mình, phát huy tinh thần đoàn kết, sáng tạo, cố gắng phấn đấu không ngừng cải tiến, đổi mới tư duy và phương pháp làm việc, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc cao, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu kế hoạch của đơn vị mình và của toàn Công ty.

      2Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các Phòng, Ban

          2.1   Phòng Tài chính - Kế toán

Chức năng:

Quản lý tài chính, cân đối vốn, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nguồn vốn cho các hoạt động của Công ty và quản lý có hiệu quả vốn, tài sản của Công ty tránh thất thoát, lãng phí; thực hiện đúng, đầy đủ nghĩa vụ tài chính, thuế với Nhà nước.

Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính và quản lý hướng dẫn công tác hạch toán kế toán trong Công ty theo đúng quy định pháp luật về kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Thực hiện công tác kiểm toán nội bộ đối với các Công ty thành viên bảo đảm sự tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính, kế toán và các quy định của Công ty.

Thực hiện trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin theo quy định pháp luật về thống kê.

        Nhiệm vụ, quyền hạn:

        2.1.1 Công tác Kế toán

Thiết lập hệ thống kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện công tác hạch toán kế toán của Công ty.

Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán:

Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.

Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, chính sách tài chính, kế toán của Nhà nước trong Công ty.

Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam, quy định cụ thể của Công ty. Tổ chức hạch toán tổng hợp các loại vốn, quỹ, tổng hợp giá thành, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.

Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại hóa đơn, chứng từ, hoàn chỉnh các thủ tục kế toán trước khi trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt.

Tổ chức và tham gia kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất toàn bộ vật tư, tài sản, tiền vốn theo yêu cầu của Công ty, đồng thời đề xuất hướng xử lý kết quả kiểm kê.

Kê khai, trích nộp, hạch toán và quyết toán các khoản nộp ngân sách; thanh toán các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.

Trích lập, phân phối các quỹ theo quyết định của Công ty và sử dụng các quỹ do Công ty quản lý theo đúng mục đích.

Theo dõi, báo cáo tình hình biến động giá thành các sản phẩm, giá cả vật tư hàng hóa, ngoại tệ...; kiểm soát giá cả hàng hóa mua vào.

Tham gia quyết toán vốn đầu tư các dự án hoàn thành, các nguồn kinh phí hỗ trợ.

Theo dõi, hạch toán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn; theo dõi, đối chiếu công nợ và phân loại nợ; đôn đốc thu hồi nợ và đề xuất xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi.

Chấp hành quyết định của Công ty, các cơ quan thanh tra, kiểm toán nhà nước về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính của Công ty.

Hướng dẫn quản lý, hạch toán, lập dự toán và quyết toán quỹ công đoàn cho Công đoàn cơ sở.

Lập và nộp các báo cáo tài chính theo chế độ quy định.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

2.1.2  Công tác Tài chính

a)Công tác kế hoạch tài chính và quản lý tài sản

- Phối hợp với Phòng Kinh doanh khai thác và các Phòng, Ban khác xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty.

- Khai thác, quản lý các nguồn vốn, bảo đảm nguồn lực tài chính cho hoạt động của công ty.

- Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty, gồm:

  • Quản lý các khoản mục chi phí;
  • Quản lý doanh thu;
  • Quản lý tiền, các khoản tương đương tiền;
  • Quản lý công nợ, các khoản phải thu, phải trả;
  • Quản lý tài sản, kiểm soát công tác đầu tư, mua sắm;
  • Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

b) Công tác tín dụng

  • Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty.
  • Tham mưu mức lãi suất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài Công ty.
  • Chủ động đàm phán các hợp đồng tín dụng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế khác có liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán với các đối tác.
  • Làm việc với cơ quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng dẫn và làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho các dự án thuộc đối tượng được ưu đãi đầu tư.
  • Làm thủ tục thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

c) Công tác thuế; Thanh, kiểm tra tài chính; Phân tích hoạt động kinh tế

  • Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp. Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại Công ty.
  • Phân tích báo cáo kế toán hàng quý, năm của Công ty; Đánh giá và kiến nghị, xử lý.
  • Công tác thanh tra tài chính:
  • Thường trực công tác thanh tra.
  • Tổ chức thanh tra công tác ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế; Quản lý vốn và tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành các quy định quản lý tài chính của Nhà nước và Quy chế Công ty.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

2.1.3 Công tác kiểm toán

Tham mưu và thực hiện công tác kiểm toán nội bộ tại Công ty gồm: kiểm tra, xác nhận và đánh giá thông tin kinh tế, tài chính: báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán vốn đầu tư trước khi trình duyệt; đánh giá sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản…; phát hiện, đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể:

  • Xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng quý, năm. Căn cứ chương trình, kế hoạch, tính chất phức tạp của cuộc kiểm toán để thuê kiểm toán độc lập hoặc tự thực hiện.
  • Kiểm tra, xác định tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính phản ánh trong báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, quyết toán vốn đầu tư; kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, nghị quyết, quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
  • Phát hiện những bất hợp lý trong quản lý, bảo vệ tài sản; nhận xét, đánh giá và xác nhận về việc chấp hành các chính sách, chế độ tài chính, kế toán, về sự chính xác, trung thực, hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán và báo cáo tài chính; chịu trách nhiệm trước pháp luật và Lãnh đạo Công ty về những nội dung đã nhận xét, đánh giá, xác nhận.
  • Thông qua cuộc kiểm toán, góp ý kiến nhằm sửa chữa những sai sót, vi phạm để chấn chỉnh công tác quản lý tài chính, kế toán; đồng thời tư vấn cho Lãnh đạo Công ty để hoàn chỉnh các nội dung được kiểm toán.
  • Định kỳ báo cáo kết quả kiểm toán với Lãnh đạo Công ty, đề xuất hướng xử lý, kiến nghị việc sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính, kế toán, hệ thống kiểm toán nội bộ.
  • Quản lý hồ sơ, tài liệu được kiểm toán theo quy định của Nhà nước; giữ bí mật hoạt động của Công ty, việc cung cấp kết quả kiểm toán cho các cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định của Công ty.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

    2.1.4 Công tác mua hàng
  • Thực hiện mua hàng hóa, vật tư cho các bộ phận.
  • Theo dõi quản lý tài sản của Công ty.
  • Thực hiện nhập, xuất kho theo quy định.
  • Theo dõi biến động của giá mua hàng hóa.

2.2. Phòng Hành chính – Nhân sự

          Chức năng:

  • Giúp việc cho Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc công tác hành chính, pháp lý, quản lý nhân sự; công tác đoàn thể; công tác mua sắm, bảo đảm các phương tiện, trang thiết bị cho hoạt động của Công ty.

2.2.1.Công tác hành chính

  • Giúp việc cho Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc công tác thư ký, văn thư.
  • Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của Phòng mình và tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch của các Phòng, bộ phận trình Ban Tổng Giám đốc.
  • Thực hiện chế độ thông tin trong nội bộ Công ty: thông báo, truyền đạt các Chủ trương, ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc đến các Phòng, bộ phận; giúp  Ban Tổng Giám đốc về công tác thông tin, liên lạc với các cơ quan, các đơn vị có liên quan.
  • Tổng hợp, xây dựng lịch làm việc, chương trình công tác hàng tuần của Lãnh đạo Công ty.
  • Theo dõi và đôn đốc các Phòng, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc giao.
  • Tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, hồ sơ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định của Nhà nước và quy định của Công ty.
  • Xây dựng các quy định nội bộ, các thủ tục hành chính, và hướng dẫn thực hiện các quy định, thủ tục hành chính phục vụ hoạt động của Công ty và cán bộ nhân viên Công ty; xây dựng, hướng dẫn và kiểm soát việc thực hiện các quy định về thể thức, trình bày văn bản, công văn, tài liệu của công ty.
  • Chuẩn bị tài liệu các cuộc họp; soạn thảo các văn bản, các tài liệu về hành chính, pháp lý phục vụ công tác và sự chỉ đạo, điều hành của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
  • Thực hiện công việc lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc tại Công ty.
  • Chủ trì công tác chuẩn bị tổ chức các sự kiện của Công ty.
  • Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thành viên.
  • Quản lý công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh, an toàn.
  • Quản lý, tổ chức thực hiện nhiệm vụ phòng cháy chữa cháy, bảo đảm an toàn, chống cháy nổ.
  • Quản lý, bảo đảm vệ sinh nơi làm việc.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

2.2.2.Công tác nhân sự

  • Lập kế hoạch nhân sự của Công ty.
  • Xây dựng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy định nội bộ quản lý nhân sự, và các quy định về chế độ, chính sách đối với người lao động.
  • Xây dựng và triển khai thực hiện các công cụ quản lý người lao động nhằm nâng cao kỷ luật, tính chuyên nghiệp, năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
  • Tham mưu áp dụng các biện pháp động viên, khuyến khích người lao động.
  • Giúp Tổng Giám đốc công tác tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các các chế độ, chính sách đối với người lao động.
  • Thực hiện trách nhiệm về BHXH, BHYT, BHTN, các chính sách xã hội khác... liên quan đến người lao động và giải quyết các chế độ chính sách về BHXH, BHYT cho người lao động, thực hiện các thủ tục để người lao động được giải quyết chế độ BHTN.
  • Thay mặt người lao động thực hiện các chế độ thuế liên quan đến thu nhập của người lao động.
  • Thực hiện công tác thi đua khen thưởng: xây dựng quy định bình xét thi đua khen thưởng, phát động, tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng, hướng dẫn, phối hợp với các Phòng, bộ phận bình xét công tác thi đua, khen thưởng.
  • Xử lý các vấn đề về quan hệ lao động và tham gia giải quyết các tranh chấp lao động.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

2.2.3.Công tác quản trị

  • Lập kế hoạch năm, quý, tháng và tổ chức thực hiện đầu tư mua sắm Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc của Công ty.
  • Bàn giao sử dụng, cấp phát, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, cơ sở vật chất, bảo đảm hoạt động của các trang thiết bị làm việc đảm bảo an toàn tài sản, tiết kiệm và có hiệu quả.
  • Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện và điều kiện làm việc của cán bộ, nhân viên Công ty.
  • Bảo trì, sửa chữa các tài sản, trang thiết bị.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

2.2.4.Công tác pháp chế, kiểm soát tuân thủ

  • Tham mưu, tư vấn và hỗ trợ về mặt pháp lý cho Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc trong công tác quản trị, điều hành và xử lý các vấn đề có tính chất pháp lý.
  • Chủ trì công tác xây dựng, hoặc tham gia xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ của Công ty, các hợp đồng, tài liệu, văn kiện có tính chất pháp lý; đảm bảo các quy định, quy trình nghiệp vụ của Công ty phù hợp với Điều lệ Công ty và pháp luật hiện hành.
  • Cập nhật các thay đổi về chính sách, pháp luật liên quan; đánh giá tác động của những quy định pháp luật mới ban hành đến hoạt động của Công ty.
  • Hỗ trợ, tư vấn pháp lý cho các Phòng, đơn vị của Công ty.
  • Tham gia công tác đàm phán, thẩm định về mặt pháp lý đối với các hợp đồng, thỏa thuận của Công ty.
  • Là đầu mối hoặc hỗ trợ các Phòng, Ban khác làm việc với các cơ quan quản lý Nhà nước để xin cấp các giấy phép, giấy chứng nhận và các giấy tờ, văn bản mang tính chất pháp lý khác liên quan đến hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ của Công ty.
  • Thực hiện các hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và nội quy, quy chế của Công ty cho người lao động.
  • Tham mưu giải quyết các tranh chấp mang tính pháp lý phát sinh trong các quan hệ giao dịch của Công ty.
  • Kiểm soát việc tuân thủ quy định pháp luật, các quy định nội bộ và các Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

2.2.5.Công tác đoàn thể

  • Lập kế hoạch, triển khai tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể thao tại Công ty. 
  • Duy trì, tập hợp và phát triển lực lượng cán bộ nhân viên trong Công ty tham gia và ủng hộ các hoạt động văn hóa tinh thần.
  • Phát động phong trào thi đua khen thưởng trong Công ty.
     


2.3 Phòng Kinh doanh Khai thác

          Chức năng:

  • Phát triển dịch vụ giá trị gia tăng, cho thuê văn phòng, dịch vụ nhà hàng … nâng cao thị phần và doanh số bán hàng của Công ty.

          Nhiệm vụ, quyền hạn:

  • Chủ trì xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch bán hàng, kế hoạch marketing của Công ty.
  • Tham mưu, giúp Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc về tình hình thị trường, công tác marketing và các giải pháp tiếp cận thị trường, thúc đẩy phân phối sản phẩm của Công ty.
  • Triển khai thực hiện các hoạt động, chương trình thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty.
  • Thường xuyên cập nhật và nắm bắt thông tin về thị trường; tập hợp số liệu phân tích, tổng hợp và lập báo cáo tháng, quí, năm về tình hình hoạt động marketing, bán hàng.
  • Hỗ trợ, phối hợp với các đơn vị thành viên phát triển hoạt động kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của các Công ty trong toàn hệ thống.
  • Thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng; quản trị website (cập nhật, quản lý thông tin, hình ảnh lên website, đề xuất hoàn thiện website); đầu mối thông tin, phát ngôn của Công ty ra công chúng.
  • Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
  • Xây dựng và thực hiện chiến lược, các chương trình phát triển thương hiệu, nâng cao hình ảnh của Công ty.
  • Áp dụng các biện pháp phát triển thị trường, mở rộng địa bàn, lĩnh vực kinh doanh, giới thiệu sản phẩm dịch vụ tới khách hàng, xây dựng niềm tin của khách hàng, thu hút khách hàng và thực hiện các giải pháp kinh doanh nhằm tăng doanh số của Công ty.
  • Đề xuất tổ chức hội nghị khách hàng, các sự kiện nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, bán hàng và mở rộng thị phần của Công ty.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định này và do Tổng Giám đốc giao.

    2.4  Phòng Quản lý vận hành

Chức năng:

  • Triển khai và quản lý, giám sát quá trình thực hiện các dịch vụ quản lý tòa nhà, đảm bảo tuân thủ theo đúng pháp luật, các quy định hiện hành của Nhà nước và các quy định của Công ty.
  • Quản lý vận hành, bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, đảm bảo cho các thiết bị hoạt động  tốt nhất, thời gian hoạt động của các thiết bị lâu nhất có thể.
  • Phòng ngừa và ngăn chặn kịp thời những rủi ro có thể sẽ xảy ra.

Nhiệm vụ, quyền hạn:

2.4.1. Bộ phận Dịch vụ

  • Khai thác và vận hành các hoạt động của tòa nhà.
  • Quản lý hình ảnh của tòa nhà, ổn định duy trì chất lượng dịch vụ của tòa nhà
  • Quản lý chất lượng dịch vụ của các nhà thầu cung cấp cho tòa nhà (làm sạch, an ninh, cây cảnh, môi trường, côn trùng…).
  • Quản lý khách thuê (nếu có).
  • Quản lý tuân thủ tiêu chuẩn và quy trình của toàn bộ nhân viên trực thuộc Ban quản lý tòa nhà.
  • Xây dựng, duy trì mối quan hệ với cư dân, khách thuê.
  • Quản lý, phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra với tòa nhà.
  • Duy trì mối quan hệ với cơ quan chính quyền có liên quan đến việc vận hành của tòa nhà.
  • Xây dựng và đảm bảo mức phí của cư dân phải đóng cho chủ đầu tư hàng tháng, quý, năm.

2.4.2. Bộ phận Kỹ thuật

  • Luôn có phương án vận hành sử dụng thiết bị một cách an toàn và hiệu quả.
  • Kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa rủi ro hệthốngkỹthuậtTòa nhàlànhiệmvụbắt buộc phải hoàn thành trong ngày.
  • Bao quát các hoạt động vận hành hệ thống trong tòa nhà.
  • Lập kế hoạch và tổ chức bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật Tòa nhà theo tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.
  • Bảo dưỡng các dụng cụ kỹ thuật và trang thiết bị theo tiêu chuẩn cao nhất.
  • Đảm bảo các nhà thầu thực hiện theo đúng quy định của Ban quản lý Tòa nhà.
  • Đảm bảo các công việc kiểm tra, bảo hành được thực hiện theo đúng  yêu cầu kỹ thuật và an toàn lao động.
  • Cảnh báo với các hành động, sự cố, hỏng hóc thiết bị mà có thể gây ra thiệt hại đối với Tòa nhà.
  • Lập kế hoạch hoạt động của bộ phận kỹ thuật(Kế hoạch kiểm soát năng lượng, lịch bật tắt các thiết bị, kế hoạch đào tạo hệ thống cho nhân sự, định biên nhân sự, dự trù kinh phí vật tư năm).
  • Liên hệ với các khách hàng làm việc trong Tòa nhà để giải quyết những vấn đề kỹ thuật phát sinh.

Đối tác của IMCS: